Danh sách bệnh nhân và hồ sơ bệnh án

Mỗi người đến khám và thực hiện thủ thuật tại phòng khám được quản lý bằng một Hồ sơ bệnh nhân duy nhất. Màn hình Bệnh nhân ở menu bên trái là trung tâm lưu trữ toàn bộ thông tin hành chính, cảnh báo đỏ lâm sàng, lịch sử khám bệnh, kế hoạch điều trị dài hạn và tình trạng tài chính công nợ.

---

Danh sách bệnh nhân của phòng khám

Vào menu bên trái, bấm Bệnh nhân để mở danh sách toàn bộ bệnh nhân của cơ sở:

1. Công cụ tìm kiếm thông minh:
   • Ô tìm kiếm chấp nhận gõ Tên bệnh nhân, Số điện thoại, Mã định danh CCCD hoặc Mã bệnh nhân (ví dụ: BN-000105).
   • Hỗ trợ gõ tiếng Việt không dấu, tìm kiếm tức thì và tự động làm nổi bật từ khóa khớp.
2. Bộ lọc phân loại bệnh nhân:
   • Khách mới: bệnh nhân mới tiếp nhận lần đầu, chưa từng khám trước đó.
   • Khách quay lại: bệnh nhân đã từng đến khám hoặc thực hiện thủ thuật tại cơ sở.
   • Khách VIP: bệnh nhân thân thiết đạt hạn mức chi tiêu cao.
   • Còn công nợ: lọc nhanh danh sách bệnh nhân đang có số dư nợ để bộ phận kế toán theo dõi nhắc nợ.
   • Chưa quay lại: danh sách bệnh nhân lâu ngày chưa chăm sóc sau khám để đội ngũ CSKH chủ động liên hệ.
3. Các nút tác vụ ở góc trên:
   • Nút Thêm bệnh nhân: mở hộp thoại tạo nhanh hồ sơ bệnh nhân mới.
   • Nút Công cụ: hỗ trợ Xuất Excel danh sách bệnh nhân và Nhập Excel dữ liệu từ phần mềm cũ sang.
4. Thẻ phân loại: Cột Thẻ hiện các thẻ phân loại của bệnh nhân (Khách VIP, Khách tiềm năng...). Bấm dấu cộng cuối ô để gắn thêm thẻ, bấm dấu x trên thẻ để gỡ. Trong nút Lọc có ô Thẻ phân loại để chỉ xem bệnh nhân mang thẻ đã chọn.

---

Thêm bệnh nhân mới và Bổ sung thông tin chuẩn Sở Y tế

1. Tạo nhanh hồ sơ tại quầy

Khi bệnh nhân mới đến tiếp đón:

1. Bấm nút Thêm bệnh nhân.
2. Điền tối thiểu hai thông tin cơ bản: Họ và tên và Số điện thoại. Muốn thêm ảnh đại diện thì bấm vào ô ảnh để chọn nguồn ảnh: Camera (máy tính có camera, hoặc camera của điện thoại), Chụp ảnh (chỉ trên máy tính, hiện mã QR để chụp bằng điện thoại, chụp xong bấm Gửi ảnh là ảnh hiện ngay trong ô) hoặc Tải ảnh (chọn tệp có sẵn). Ô số điện thoại có mã vùng kèm lá cờ, mặc định là Việt Nam; khách dùng số nước ngoài thì bấm vào lá cờ để chọn nước. Số Việt Nam chỉ gõ được đúng đầu số nhà mạng và đủ số chữ số, bỏ số 0 đầu vẫn được. Khách có nhiều số thì bấm Thêm số điện thoại: tìm bằng số nào cũng ra hồ sơ, còn tin nhắc lịch chỉ gửi tới số đầu tiên. Khách chỉ nhớ năm sinh thì bấm Chỉ nhập năm cạnh nhãn Ngày sinh rồi gõ năm (gõ 88 là 1988); hồ sơ lưu ngày 1 tháng 1 của năm đó.
3. Khách có bệnh nền, đang dùng thuốc hoặc bị dị ứng thì bấm mở khối Tiền sử bệnh (gập sẵn) và khai luôn. Khai một lần là đủ: phiếu khám mới của khách tự điền sẵn các ô này, bác sĩ chỉ soát lại chỗ thay đổi. Câu nào trả lời có dị ứng thuốc, dùng thuốc kháng đông hoặc có bệnh nền thì hồ sơ tự hiện cảnh báo đỏ ngay khi lưu. Phòng khám có tính năng điền phiếu bằng giọng nói thì khối này có nút micro ở góc trên: bấm rồi hỏi khách như bình thường, các ô tự điền theo câu trả lời, soát lại rồi bấm lưu.
4. Mã khách hàng: Bấm nút Tạo mã ở khối ảnh đại diện để hiện ô nhập mã của riêng phòng khám (chữ không dấu, số, dấu gạch nối, dấu chấm, gạch dưới, tối đa 24 ký tự); không bấm thì phần mềm tự cấp mã. Mã đang gõ được kiểm trùng ngay, mã đã có hồ sơ khác dùng thì ô báo và không lưu được. Mã không đổi được sau khi tạo.
5. Bấm Lưu. Hồ sơ được tạo lập ngay lập tức để chuyển vào hàng đợi khám hoặc tạo đơn dịch vụ mà không bắt bệnh nhân phải chờ đợi khai báo lâu.

2. Tiêu chuẩn hồ sơ y tế theo quy định Sở Y tế

Trước khi bác sĩ thực hiện thủ thuật hoặc chốt ca khám, hồ sơ cần được bổ sung đầy đủ các trường thông tin chuẩn quy định:

• Thông tin nhân thân: Giới tính, ngày tháng năm sinh, dân tộc (chọn theo danh mục Sở Y tế), số điện thoại và địa chỉ thường trú chuẩn 3 cấp (tỉnh/thành, quận/huyện, phường/xã, số nhà).
• Khách hàng nước ngoài: Phòng khám bật Nhận khách hàng nước ngoài ở Cài đặt, mục Hồ sơ khách hàng thì khối địa chỉ có thêm ô Quốc gia. Chọn nước khác Việt Nam thì nhập Địa chỉ, Thành phố, Bang/Vùng (không bắt buộc) và ô Hộ chiếu thay cho CCCD.
• Số định danh cá nhân / Thẻ CCCD: Nhập đúng 12 chữ số. Hệ thống tự động kiểm tra tính hợp lệ về logic năm sinh và giới tính. Đối với trẻ em chưa có CCCD, nhập số định danh cá nhân trên giấy khai sinh hoặc trích xuất từ VNeID.
• Quét thẻ căn cước: Bấm Quét CCCD rồi dùng điện thoại quét mã QR ở mặt trước thẻ. Máy tính có camera thì có thêm tab Camera để giơ thẻ trước camera của chính máy đó. Phần mềm tự điền họ tên, ngày sinh, giới tính, số căn cước và địa chỉ. Địa chỉ ba cấp trên thẻ cũ được quy về tỉnh và phường xã mới sau sáp nhập. Phường xã cũ đã tách về nhiều phường xã mới thì ô Phường/Xã để trống để bạn tự chọn.
• Nghề nghiệp: chọn theo danh mục chuẩn.
• Thẻ BHYT, Nhóm máu, Yếu tố Rh: không bắt buộc khi chốt ca khám nên nằm trong khối Thông tin bổ sung, bấm vào tiêu đề khối để mở. Nhóm máu chọn hệ ABO (A, B, AB, O) và yếu tố Rh (Rh+, Rh-).
• Người giám hộ & Trường lớp: Bắt buộc đối với bệnh nhân là trẻ em dưới 18 tuổi hoặc người cần giám hộ hợp pháp.
• Người thân: Khối Người giám hộ / Thân nhân là danh sách người thân, mỗi người là một hồ sơ bệnh nhân. Bệnh nhân chưa có người thân thì mở box là thấy ngay khối nhập; đã có thì bấm Thêm người thân để mở. Khối nhập có hai tab. Tab Khách đã có hồ sơ: gõ tên hoặc số điện thoại rồi bấm vào người cần chọn; không thấy ai thì bấm Tạo mới người thân cuối danh sách để sang tab kia, chữ đã gõ được điền sẵn. Tab Nhập người mới: gõ họ tên, số điện thoại (CCCD nếu có); gõ trùng số hoặc trùng tên một bệnh nhân đã có thì phần mềm hiện ngay để bấm Chọn, không trùng thì bấm Thêm người mới, hồ sơ được tạo khi bấm Lưu. Chọn Quan hệ với khách và tích Người giám hộ hoặc Liên hệ khẩn cấp nếu đúng. Một bệnh nhân có nhiều người thân, quan hệ tự ghi cả hai chiều (thêm Mẹ cho bé thì hồ sơ của mẹ có Con là bé), và những người thân tự vào cùng một nhóm gia đình. Hồ sơ cũ có người giám hộ ghi bằng chữ thì hiện dòng Thông tin cũ kèm nút Tạo hồ sơ từ thông tin này.
• Bật tắt khối trong hộp tạo hồ sơ: Dải Quét CCCD, khối Người giám hộ / Thân nhân và khối Tiền sử bệnh bật tắt được ở Cài đặt, mục Quy trình khám, tab Bệnh án, nhóm Tiếp đón.

---

Trang chi tiết hồ sơ bệnh nhân

Bấm vào tên hoặc mã bệnh nhân trên danh sách để mở Trang chi tiết hồ sơ bệnh nhân:

Trang chi tiết được thiết kế đồng bộ theo chuẩn giao diện phẳng hiện đại, bao gồm:

1. Khối nhận diện bệnh nhân

• Hiển thị Ảnh đại diện, Họ tên, Mã bệnh nhân, Giới tính, Tuổi tính tự động, Số điện thoại và Địa chỉ.
• Thẻ phân loại nằm ngay dưới tên bệnh nhân: bấm nút dấu cộng ở cuối dãy thẻ (rê chuột hiện Thêm thẻ) để gắn, bấm dấu x trên thẻ để gỡ. Thẻ gắn ở hồ sơ cũng hiện ở hội thoại chat của bệnh nhân và ngược lại. Danh mục thẻ sửa ở Cài đặt, mục Khách tiềm năng, tab Thẻ phân loại.
• Nút Sửa thông tin: chỉnh sửa thông tin hành chính của bệnh nhân.
• Nút Gộp hồ sơ: hợp nhất dữ liệu khi phát hiện một người bị tạo trùng 2 mã hồ sơ khác nhau.

2. Khối Cảnh báo lâm sàng (Cảnh báo nguy cơ)

Nằm ở vị trí nổi bật ngay dưới thông tin nhận diện bệnh nhân. Đây là khu vực đặc biệt quan trọng nhằm đảm bảo an toàn tính mạng cho người bệnh trước khi can thiệp thủ thuật:

• Tiền sử dị ứng thuốc: Cảnh báo đỏ nổi bật đối với dị ứng kháng sinh nhóm Penicillin, thuốc giảm đau NSAID, thuốc tê Lidocaine...
• Bệnh lý nền mạn tính: Bệnh tim mạch, cao huyết áp, đái tháo đường, rối loạn đông máu, bệnh gan thận mạn tính hoặc phụ nữ đang mang thai/cho con bú.
• Bác sĩ bấm Chỉnh sửa cảnh báo để thêm mới hoặc cập nhật các yếu tố nguy cơ.

3. Tab Gia đình

• Tab Gia đình đứng ngay sau Thông tin, chia hai tab con Người thân và Nhóm gia đình.
• Tab con Người thân hiện mỗi người thân một thẻ (máy tính ba thẻ một hàng) gồm quan hệ, giới tính và tuổi, vai trò (Người giám hộ, Liên hệ khẩn cấp), số điện thoại; bấm tên để mở hồ sơ của người đó. Bấm biểu tượng bút để đổi quan hệ, vai trò rồi bấm Lưu (bấm Huỷ để bỏ phần vừa đổi). Bấm thùng rác để bỏ người thân, phần mềm hỏi xác nhận trước; hồ sơ của người đó vẫn giữ nguyên. Mỗi lần Thêm người thân lưu luôn. Bệnh nhân chưa có người thân thì ô thêm mở sẵn.
• Tab con Nhóm gia đình vẽ sơ đồ gia đình: mỗi thế hệ một hàng (ông bà trên cùng, cháu dưới cùng), đường nối theo quan hệ đã khai (nét đậm là vợ chồng, nét đứt là quan hệ khác), mỗi thẻ ghi quan hệ với bệnh nhân đang xem; bấm thẻ để mở hồ sơ người đó. Người thân đã thuộc nhóm gia đình khác thì vẫn được nối quan hệ, ghi rõ Thuộc nhóm gia đình khác và không bị chuyển nhóm. Bỏ hết người thân của một bệnh nhân thì bệnh nhân đó rời nhóm.

4. Tab Tiền sử bệnh

• Tab Tiền sử bệnh đứng ngay sau Lịch sử khám, hiện bệnh nền, thuốc đang dùng, dị ứng và thai kỳ đã khai.
• Bấm Sửa (hoặc Khai tiền sử khi chưa khai lần nào) để cập nhật, rồi bấm Lưu tiền sử.
• Phòng khám tự chọn câu hỏi của phiếu ở Cài đặt, mục Quy trình khám, tab Bệnh án, phần Mẫu phiếu: gạt công tắc trên dòng để hiện hoặc ẩn câu hỏi, kéo dòng để đổi thứ tự câu hỏi, kéo cả nhóm để đổi thứ tự nhóm, rồi bấm Lưu thay đổi. Bấm biểu tượng bút cạnh tên nhóm để đổi tên nhóm, tên mới hiện trên phiếu khi nhập. Trước khi lưu, bấm Xem thử ở cuối trang để xem phiếu đúng như bác sĩ sẽ thấy. Câu hỏi có nhãn Bắt buộc (thuốc kháng đông, bisphosphonate, dị ứng thuốc tê, dị ứng thuốc, mang thai) không tắt được. Ngoài bộ câu hỏi đang dùng còn có sẵn các câu về bệnh hô hấp, thận, tiêu hoá, thần kinh, phẫu thuật và gây mê, tiền sử gia đình, thói quen, cho con bú, mặc định đang ẩn. Câu hỏi đã ẩn mà bệnh nhân từng khai có vấn đề thì vẫn hiện ở hồ sơ của bệnh nhân đó.
• Bật Chỉ chọn mục bất thường ở tab đó thì mỗi câu hỏi chỉ còn lựa chọn bất thường (bỏ lựa chọn Không): bấm Có ở câu bệnh nhân có vấn đề, ô ghi chi tiết mở ra ngay bên dưới, bấm lại lần nữa để bỏ chọn. Câu không chọn được ghi là bình thường khi lưu. Ở hộp tạo bệnh nhân, mở khối Tiền sử bệnh ra rồi lưu mà không chọn gì thì mọi câu được ghi là bình thường; để khối gập thì hồ sơ vẫn là chưa khai tiền sử. Chỉ nên bật khi phòng khám luôn hỏi đủ các mục trước khi lưu.
• Tiền sử của mỗi bệnh nhân là một dữ liệu duy nhất: sửa ở đây thì phiếu Tiền sử của các phiếu khám chưa khóa đổi theo, bác sĩ sửa phiếu Tiền sử trong phiếu khám thì tab này đổi theo ngay. Phiếu khám đã khóa giữ nguyên bản đã ký. Dòng chân khối ghi ai cập nhật lúc nào và ở phiếu khám nào.

5. Dải tài chính tổng hợp

• Số dư trả trước: Số tiền bệnh nhân đã nạp vào ví tài khoản. Có nút Nạp tiền nhanh qua chuyển khoản VietQR hoặc tiền mặt.
• Dư nợ: Số tiền bệnh nhân còn thiếu sau các đợt điều trị.
• Tổng chi tiêu: Doanh số tích lũy của bệnh nhân tại phòng khám.

6. Hệ thống các Tab nghiệp vụ chuyên sâu

1. Tab Thông tin hành chính: Lưu trữ chi tiết nhân thân, đối tượng BHYT/Sở Y tế, nhóm máu, nghề nghiệp và thông tin người giám hộ.
2. Tab Lịch sử khám bệnh:
   • Liệt kê toàn bộ các phiếu khám bệnh của bệnh nhân theo trình tự thời gian.
   • Hiển thị mã ca khám, ngày khám, bác sĩ phụ trách, chẩn đoán bệnh chính và kết quả xử trí. Bấm vào mã ca khám để mở thẳng bệnh án chi tiết.
3. Tab Kế hoạch điều trị:
   • Quản lý các lộ trình điều trị dài hạn (như chỉnh nha niềng răng, cấy ghép implant, phục hình răng sứ, phẫu thuật thẩm mỹ).
   • Theo dõi từng đợt thực hiện, các giai đoạn đã hoàn thành và lịch thanh toán chia đợt.
4. Tab Tài chính:
   • Chia bốn tab con ngay dưới dải tab: Hoá đơn (mở sẵn) là toàn bộ hóa đơn dịch vụ; Công nợ là số tiền bệnh nhân còn nợ theo mốc tuổi nợ, các hóa đơn còn nợ và các đợt thanh toán; Số dư trả trước có nút Nạp tiền, Điều chỉnh và lịch sử biến động số dư; Phân tích chi tiêu là biểu đồ chi tiêu theo tháng cùng các chỉ số chăm sóc khách hàng.
   • Bấm nút ba chấm trên từng hóa đơn để Sao chép đơn hoặc Ghim lên đầu đối với hóa đơn cần xử lý ngay.
5. Tab Lịch hẹn:
   • Một danh sách cho cả lịch hẹn và mốc chăm sóc sau khám của bệnh nhân (như chăm sóc sau nhổ răng, kiểm tra sau gắn mắc cài). Mốc chăm sóc sau khám đã có lịch hẹn thì hiện ngay trên dòng lịch hẹn đó, kèm nội dung và nguồn của mốc.
   • Mốc chưa có lịch hẹn đứng thành một dòng riêng với nút Ghi kết quả gọi và Đặt hẹn.
   • Bấm nút ba chấm trên dòng để mở Nhật ký chăm sóc hoặc Bỏ mốc chăm sóc sau khám. Nút Thêm mốc chăm sóc sau khám nằm cạnh nút Đặt hẹn ở góc phải.
6. Tab Thư viện ảnh & X-quang:
   • Lưu trữ an toàn phim chụp X-quang cận chóp, phim Panorama toàn cảnh, phim Cephalo và ảnh chụp lâm sàng trước/sau điều trị.
7. Tab Bảo hành & Hợp đồng:
   • Quản lý thẻ bảo hành dịch vụ (răng sứ, trụ implant) và các hợp đồng điều trị của khách: in lại, xem bản khách đã ký tay, tải bản đã ký lên. Hợp đồng được tạo trong phiếu khám.

6. Nút tác vụ nhanh ở góc phải thanh tiêu đề

• Tạo phiếu khám: mở phiếu khám cho bệnh nhân.
• Đặt lịch hẹn: đặt hẹn ngay tại hồ sơ, không phải chuyển sang tab Lịch hẹn.
• Tạo đơn: mở màn Bán hàng với bệnh nhân đã chọn sẵn. Bệnh nhân đang có đơn bán hàng chưa xong thì mở lại đúng đơn đó.
• Thu nợ: chỉ hiện khi bệnh nhân còn nợ. Một đơn nợ thì mở thẳng hộp thu tiền, nhiều đơn thì chọn đơn cần thu.
• Nút nào tài khoản của bạn không có quyền dùng thì không hiện. Trên màn hình nhỏ các nút chỉ còn biểu tượng.

---

Câu hỏi thường gặp